邮件模板应对外贸报价客户得心应手

开发外贸客户渠道众多,外贸营销人员选择使用邮件营销工具开发客户,一开始就套用开发信模板,展开寻找客户的外贸旅途。

毫无疑问,您都会大致知道到下一步就是等待客户的询盘,再报价给询盘的客户。在外贸报价中,可考虑使用邮件模板以及报价技巧,协助您提高工作效率,方便管理您的客户。

一、回复报价是与客户会话开始

1.依据「分析报告」进行报价

假设您已经使用 Benchmark 平台或其他邮件营销平台寄送出了开发信,系统有提供分析报告数据,透过发送绩效可了解到点击不同产品的收件人,从中判断他们对何种商品感兴趣,初步了解客户的需求,了解客户想要卖什么样的产品,初步来看您的产品能符合他的需求。

例如,根据收件人点击的分析报告,点击邮件何类的产品链接,你可以采取主动方式,主动出击进行报价。或者客户没有回复,石沉大海, 也极有可能得到客户回复,要求您给他们寄送样品参考,再做后面考虑。

2.善用「忠实名单」功能

除了可以透过开发邮件的分析报告进行报价,还可以使用「忠实名单」功能,将有开启或点击开发信的客户筛选出来,再进行报价。

二、报价邮件模板应用技巧

外贸流程为:开发客户> 询盘 > 报价 > 谈判 > 寄样> 订单

1.使用个性化模板回复客户询盘

假如您开发了600个客户,套用模板发送开发信之后,得到回复询价的客户有100-300个人,接着您需要判定和您公司产品是否符合,匹配度如何,给客户对应的报价,也可以借此反问客户的预算有多少,如果您使用私人的信箱回复,大约需要操作100-300次,使用个性化模板在平台一次即可回复客户。您可以先自定义多套模板,报价时即可套用模板。

Benchmark 平台自定义了一份邮件模板,使用合并标签,在问候语的后面,即可显示客户的名称,成为个性化邮件。

2.模板邮件结构

主要分为以下几个部分:

公司商标(logo):公司商标,进一步加深客户对您公司印象。
开头回复客户:确认您已经收到了客户的询价并先表示感谢之情。
报价内容:客户询价、推荐热销产品介绍,报价需要显示报价专业性,附上客户可能想要知道的资讯,以免客户与您反复确认。在报价的时候可考虑提供以下资讯给客户,品名 (Commodity)、规格(specification )、包装(Package)、单价(Unit Price)、交货期(Delivery date)、付款方式(Payment Terms)和有效期(Validity)。另外,可附上产品的图片,以及对应产品链接,若客户感兴趣,便可直接点击链接去了解更多详细情况。
CTA(行为召唤按钮):添加产品或公司官网链接,引导感兴趣的客户到网站去了解更多资讯。
公司资讯:给客户留下联络方式。

3.参考范例

按照上面的结构,制作出来的报价邮件模板效果如下:

注意:寄件人名称要与开发信寄件人名称使用同一组的信箱,方便客户能够识别是来自于您的邮件,也考虑到后面会与有意向成交的客户多次沟通,方便从开发信到订单成交来追踪客户。

三、总结

1.在邮件营销平台善用「分析报告」和「忠实名单分析」功能,找出有意向的潜在客户;
2.给潜在客户进行报价,可套用自定义的模板,报价邮件的资讯要完整,避免与客户多次询问沟通。

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