Warum landen meine E-Mails im Spam-Ordner?

Lesezeit: 3 Minuten E-Mailologie

Das ist eine Frage, die schon seit langer Zeit gestellt wird. Ich bin sicher, wenn Sie das fragen, erhalten Sie eine ausweichende Antwort oder eine Antwort, die Sie nicht zufriedenstellt. Der Grund dafür ist, dass herauszufinden, warum eine E-Mail im Spam-Ordner gelandet ist, so ist, wie einen Mordfall ohne Beweise zu lösen.

Zuerst müssen wir verstehen, wie eine E-Mail gesendet wird. Wenn eine E-Mail erstellt wird, muss sie erst kopiert werden für alle individuellen Kontakte, an die Sie senden möchten. Anschließend reist die E-Mail durch das Internet, bis sie schlussendlich den Kontakt erreicht, aber auf dem Weg gibt es einen Wachmann. Das ist der Spam-Filter und er stellt sicher, dass nur berechtige E-Mails durchgelassen werden. Aber was ist eine berechtigte E-Mail?

Leider gibt es dafür viele verschiedene Kriterien. Yahoo hat seine eigenen Kriterien und Gmail auch. Das sollte nicht mit Gmails Smart Labels (Reiter für Soziale Netzwerke und Werbung) verwechselt werden, das ist eine andere Sache. Dann gibt es auch private Anbieter, die ebenfalls ihre eigenen Kriterien haben. Diese haben sich üblicherweise für Services wie Spamhaus angemeldet, um E-Mails basierend auf ihren eigenen Bedingungen abzuweisen. Spamhaus ist eine sehr bekannte, spam-bekämpfende gemeinnützige Organisation. Spamhaus veröffentlicht auch schwarze Listen, die dafür sorgen, dass E-Mails von Sendern auf dieser Liste automatisch im Spam-Ordner landen.

Schwarze Listen sind das schlechteste Szenario und wenn Sie einen Serviceanbieter nutzen, werden diese Ihnen Warnungen geben, bevor Sie auf der schwarzen Liste landen. Jetzt, da Sie wissen, wie eine E-Mail gesendet wird, gibt es normalerweise zwei Gründe, warum eine E-Mail im Spam-Ordner landet:

  • Inhalt der E-Mail
  • Sende-Geschwindigkeit/Frequenz

Der Inhalt der E-Mail ist wichtig. Wie Ihre E-Mail programmiert ist, welche Wörter Sie verwenden und wie die E-Mail aussieht, das alles zählt, wenn es um die Zustellungsrate geht und entscheidet, ob Ihre E-Mail im Posteingang oder im Spam-Ordner landet. Wenn Sie Ihre E-Mail erstellen, sollten Sie für jedes Bild ein paar Zeilen Text hinzufügen. Eine Balance aus Bildern, Links und Text ist wichtig, so dass nicht eins davon überwiegt. Natürlich sollten Sie es vermeiden Symbole einzusetzen, alles in Großbuchstaben zu schreiben und Wörter zu nutzen, die vielleicht einen nigerianischen Prinzen beinhalten.

Das ist nicht besonders bekannt, aber wie oft und wie schnell Sie senden zählt auch. Wenn Ihre E-Mails dafür gedacht waren monatlich gesendet zu werden, senden Sie monatlich! Senden Sie nicht sporadisch, weil Sie das auf gewisse Art und Weise “unzuverlässig” für Ihre Kontakte macht, was Ihre Sendereputation sinken lassen kann. Ihre Sendereputation bestimmt, ob eine E-Mail akzeptiert oder direkt abgewiesen wird. E-Mails, die in einer Grauzone liegen, werden trotzdem als Spam eingestuft.

Die Sende-Geschwindigkeit spielt überraschenderweise auch eine Rolle. Wenn Sie zu schnell senden, können Ihre E-Mails komplett abgewiesen werden. Es wird in Ihren Bounce-Aufzeichnungen als “deferred” (verzögert) anzeigt werden. Es gibt manche Services, die E-Mails dennoch akzeptieren, aber Berichten des Supports zu Folge können Sie auch im Spam-Ordner landen. Wenn eine E-Mail es durch den Filter schafft, wissen wir nicht wirklich, ob sie im Spam-Ordner gelandet ist. Aber wir erhalten Berichte von unseren Nutzern und deren Kontakten. Wir wissen, wie E-Mails bewertet und gesendet werden, wir haben nur keine eindeutigen Beweise, um definitiv sagen zu können, warum eine E-Mail als Spam eingestuft wurde. Bei Nutzern von öffentlichen Anbietern wie Gmail, Yahoo und AOL werden wir wahrscheinlich nie wissen, warum. Sie haben keine Verpflichtungen, diese Informationen den Sendern zu berichten. Ich erinnere mich daran, dass Gmail allgemein darlegt, warum eine E-Mail im Spam-Ordner landen könnte. Für Nutzer privater Anbieter: Ihr IT-Manager, der sich um Ihre E-Mails kümmert, ist vielleicht in der Lage, das herauszufinden, wenn er diese Informationen speichert. Es könnte bei manchen komplett automatisiert sein. Also, in vielen Fällen, wenn diese Frage gestellt wird, ist es schwer eine Antwort zu geben, weil es keine eindeutigen Beweise gibt.

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