非営利団体(NPO)で設定するべき電子メール用定型署名作成7つのステップ

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電子メールは1970年代から存在していますが、今日でも、多くの団体組織内において統一された定型署名の設定がなされていません。組織として統一した形式の定型署名を確立するという作業は、組織のロゴや名称の選択によく似ています。これらはブランド全体そしてコミュニケーションの基準の一部なのです。

電子メールでブランディングや正統なイメージをアピールするには統一感が鍵を握ります。ここではあなたの組織において署名の定型基準を確立するための7つのステップをご紹介します。

 

  1. ゴシック体の文字スタイルなど、公式フォントとしてヘッドラインやインターネット用に使用するフォントを決定したら、それだけを使いましょう。他に、Arial,TahomaやVerdanaがsans-serifと同様にスクリーン上で読みやすいフォントとされています。
  2. 1行目は職員の氏名です。姓、名の順で記載します。選挙で認識される表記です。
  3. 職員の職名や職位は氏名の後に来ます。そのあとに組織名です。次の何行かは順不同でも問題ありません。
  4. 郵送先住所番地、市、州あるいは地方、郵便番号
  5. 登録電話番号、フリーダイヤル番号、ファクス番号
  6. 職員各々の電子メールアドレス
  7. 団体ウェブサイトのURL

上記署名の後には、継続的に利用されているリンクと定期的に変更して使用するリンクやメッセージ等を添えます。組織のソーシャルメディアへのリンクは必ず入れます。これは周囲の関心を促進し、情報の共有を可能にするために大変重要です。関連組織のサイト、ブログその他重要なサイトがある場合、これらを追加しますが、あまりにも多すぎる場合は一部のみにし、毎月に変更するようにします。

最後に、特別イベントやプロモーションのための期間限定で強調したいテキストやバナー広告を作成します。ファンドレイジングの各種イベント、キャンペーン、会員募集,会員登録などがこの広告に適した例です。

この作業がもたらす結果は?

この作業の終了後は、団体の職員全員がプロフェッショナルで統一感のある電子メール署名を使用していることになります。これで可愛らしいフォントやニコちゃんマーク、組織のブランドイメージにそぐわない壁紙などとはもうお別れです。

ご参考のため、下記に架空の電子メール署名(英文)の例を記します

Brenda Garcia
Development Director
Main Social Services
123 W. Main St.
Greenwood, IN 46142
Tel: (317) 123-4567
Toll Free: (800) 674-1298
Fax: (317) 123-4568
bgarcia@mss.org
www.mss.org


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