還在猶豫要「清理名單」嗎?

我們每天工作經常需要發送電子報,但在郵件寄出後,卻容易忽略後續的「清理名單」行動。

您知道嗎?各家 ISP 業者(Hotmail、Gmail 等)會注意您是否發信到無效的電子信箱,然後因此降低您的郵件到達率嗎?

沒錯,他們會。

舉例而言,假如您被退件,或是您的收件人未開啟最近 30 封郵件,但您卻毫無應對措施,那麼 ISP 會用篩選器擋下您的 EDM 行銷郵件,因為他們認定您不願有所行動、改善退件問題。

也就是說,您知道您需要刪除或清理什麼東西嗎?

「清理名單」指的是刪除「硬退件」以及移除未開啟信件的名單。

如果您還不清楚的話,以下先簡單為您介紹三種退件的類型:

確認退件:電子信箱已不存在,伺服器已嘗試發送三次都失敗。

● 硬退件:電子信箱已不存在,一旦連續被硬退件三次,就會被歸為確認退件。硬退件的原因有可能是輸入錯誤的電子信箱、網域已不存在,或是該信箱已不再使用,以至於成為無效信箱。

● 軟退件:電子信箱暫時無效,雖然信件可能會無法寄出,但只是暫時性的。也就是說,這類型的電子信箱依然有效,不應該從名單中移除。那麼,有哪些原因可能導致信箱暫時無效?可能是因為收件人的信箱太滿,直到清理收件匣以前都無法再收信。也有可能是因為您在工作時間以外的時間點寄信,暫時收到了自動回覆。又或者,單純是因為系統暫時故障而已。軟退件的電子信箱只是暫時無法收信,一旦問題解決後,依然是可以收信的名單。

若您還是不了解清理名單的重要性,您可以輕鬆使用您帳戶提供的發送評等來檢視您的收件人名單否健全。發送評等以數字 1 到 8 進行評分,評估您的發送評等。

您知道發送評等代表的意義嗎?

發送評等是以垃圾信過濾器以及訂閱用戶互動為依據,用來檢測 EDM 行銷郵件的指標。

而清理名單的作用,正是為了要提升企業與訂閱用戶之間的互動,因為您的寄送對象是確實存在的郵件地址,而且收件人實際上會開啟信件或點擊連結。同理,如果您移除久未開信的無效信箱,便能增加與其他收件人的互動。不只如此,您可以選擇較小的的行銷方案,將預算集中運用在會開信的訂閱用戶,這樣一來,您也更有可能成功傳遞您的訊息。

不過請記得,新的收件人名單不見得適合用這個方法, 因為您可能尚未收集到充分的資料,或是沒有足夠的退件次數,足以確定要刪除哪些郵件地址。新名單或許比較適合進行名單品質檢測,刪除輸入錯誤的郵件信箱。您也可以利用雙重確認的訂閱表格解決輸入錯誤這個問題。

One Simple Way To Rescue Your Email Marketing Strategy 這篇文章中,我們分享過要如何擴大您的資料庫。

然而,假如您的資料庫未更新,或是您從未用來寄送行銷郵件,那麼,郵件分析報告可能會顯示相當高的退件率 (超過 2%)。

您知道您的退件率是多少嗎?

平均而言,EDM 行銷郵件的退件率最高不宜超過 2%。

此外,如果觸發了垃圾郵件陷阱,您就需要清理您的聯絡人名單。ISP 利用垃圾郵件陷阱掌握寄件人是否發送郵件給未經過許可或是非常老舊的聯絡人名單。

如何使用 Benchmark 的清理名單功能?

1. 如果您的企業沒有一套良好的管理系統,無法確實排除已經移除的名單,那麼無效資料很有可能會再次被加入行銷工具中。為了解決這個問題,Benchmark 推出了清理名單的功能,操作步驟如下:

1-1 登入您的帳號
1-2 點選「清理名單」。
1-3 選擇「確認退件」與「硬退件」。
1-4 點選「建立新名單」。
1-5 名單建立後,您必須進入名單中,點擊右上的刪節號,查看更多選項
1-6 點選「複製聯絡人名單」。
1-7 選擇複製到「現有名單」這個選項,然後選擇「取消訂閱名單」。
1-8 這樣一來,我們就能幫您過濾掉無效的名單,並且避免無效名單再次上傳。提醒您,這個步驟無法復原

2. 另一種情況,如果您的企業已經有良好的控管系統,可以確實記錄已經移除的郵件地址,那麼清理名單的只需要依照上面步驟的 1-1 至 1-3,接著點選「移除聯絡人名單」即可完成。

3. 如果您發送某封電子報給多組收件人名單,事後退件率太高,想要使用上述的方法清理名單就會比較困難。我們建議您採取以下作法:

1-1 進入電子郵件分析報告中,點選該次電子郵件的報告
1-2 點選「退件」
1-3 選擇「硬退件」
1-4 點選右邊的刪節號,選擇「匯出檔案」
1-5 下載匯出的檔案,並且上傳至「取消訂閱名單」

如果信件觸發了垃圾郵件陷阱,您應該遵循上述步驟,篩選出未開啟最近 30 封郵件的收件人。寄給這群人的信件會觸發垃圾郵件陷阱,就是因為他們不會再開啟您的郵件。

上述提供的方法能幫您保持活躍的聯絡人名單,避免郵件遭到退件,達到良好的發送評等。

現在,您只需要根據您的需求,選擇合適的方法,開始清理您的收件人名單。

如果您需要協助,可以聯絡您的行銷顧問專員。或者您若發現退件率突然爆增,歡迎隨時聯絡我們。

清理名單對您的 EDM 行銷郵件有什麼影響呢?在下方留言區和我們分享您的訣竅與成效吧!

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