郵件範本應對外貿報價客戶得心應手

開發外貿客戶管道眾多,外貿行銷人員選擇使用郵件行銷工具開發客戶,一開始就套用開發信範本,展開尋找客戶的外貿旅途。

毫無疑問,您都會大致知道到下一步就是等待客戶的詢盤,再報價給詢盤的客戶。在外貿報價中,可考慮使用郵件範本以及報價技巧,協助您提高工作效率,方便管理您的客戶。

一、回復報價是與客戶會話開始

1.依據「分析報告」進行報價

假設您已經使用 Benchmark 平臺或其他郵件行銷平臺寄送出了開發信,系統有提供分析報告數據,透過發送績效可瞭解到點擊不同產品的收件人,從中判斷他們對何種商品感興趣,初步瞭解客戶的需求,瞭解客戶想要賣什麼樣的產品,初步來看您的產品能符合他的需求。

例如,根據收件人點擊的分析報告,點擊郵件何類的產品連結,你可以採取主動方式,主動出擊進行報價。或者客戶沒有回復,石沉大海, 也極有可能得到客戶回復,要求您給他們寄送樣品參考,再做後面考慮。

2.善用「忠實名單」功能

除了可以透過開發郵件的分析報告進行報價,還可以使用「忠實名單」功能,將有開啟或點擊開發信的客戶篩選出來,再進行報價。

二、報價郵件範本應用技巧

外貿流程為:開發客戶> 詢盤 > 報價 > 談判 > 寄樣> 訂單

1.使用個人化範本回復客戶詢盤

假如您開發了600個客戶,套用範本發送開發信之後,得到回復詢價的客戶有100-300個人,接著您需要判定和您公司產品是否符合,匹配度如何,給客戶對應的報價,也可以借此反問客戶的預算有多少,如果您使用私人的信箱回復,大約需要操作100-300次,使用個人化範本在平臺一次即可回復客戶。您可以先自定義多套範本,報價時即可套用範本。

Benchmark 平臺自定義了一份郵件範本,使用合併標籤,在問候語的後面,即可顯示客戶的名稱,成為個人化郵件。

2.範本郵件結構:

主要分為以下幾個部分:

公司商標(logo):公司商標,進一步加深客戶對您公司印象。
開頭回復客戶:確認您已經收到了客戶的詢價並先表示感謝之情。
報價內容:客戶詢價、推薦熱銷產品介紹,報價需要顯示報價專業性,附上客戶可能想要知道的資訊,以免客戶與您反復確認。在報價的時候可考慮提供以下資訊給客戶,品名 (Commodity)、規格(specification )、包裝(Package)、單價(Unit Price)、交貨期(Delivery date)、付款方式(Payment Terms)和有效期(Validity)。另外,可附上產品的圖片,以及對應產品連結,若客戶感興趣,便可直接點擊連結去瞭解更多詳細情況。
CTA(行為召喚按鈕):添加產品或公司官網連結,引導感興趣的客戶到網站去瞭解更多資訊。
公司資訊:給客戶留下聯絡方式。

3.參考範例

按照上面的結構,製作出來的報價郵件範本效果如下:

注意:寄件人名稱要與開發信寄件人名稱使用同一組的信箱,方便客戶能夠識別是來自於您的郵件,也考慮到後面會與有意向成交的客戶多次溝通,方便從開發信到訂單成交來追蹤客戶。

三、總結

1.在郵件行銷平臺善用「分析報告」和「忠實名單分析」功能,找出有意向的潛在客戶;
2.給潛在客戶進行報價,可套用自定義的範本,報價郵件的資訊要完整,避免與客戶多次詢問溝通。

準備好以最佳的方式與顧客互動?

不管是提升營業額,還是鞏固顧客關係,通通交給 Benchmark,我們不只是你行銷的好夥伴,還是你與客戶溝通的重要橋梁。