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怦然心動的人生整理魔法:神聖的辦公空間

怦然心動的人生整理魔法:神聖的辦公空間

進階功能 • 2016.05.23

  在上一篇文章中,談到閱讀《怦然心動的人生整理魔法》這本書時,讓我對內容有新的啟發,翻閱其中的章節,也讓我對辦公室空間有新的想法。   對我來說,辦公空間非常重要,這是一天中投入最多精力;也是待最久的地方,它不僅反映出一個人的個性,也能激發出許多靈感,因此,當走進瀰漫著沉悶氣氛、天花板閃爍刺眼燈光、地上鋪著骯髒地毯的辦公室,就會開始讓我渾身不自在。   難道我們要放任自己待在這樣「死氣沉沉」的辦公室嗎?我們不是機器,是會呼吸、會獨立思考的人類,因此我們應該要待在「充滿生機」的空間。這種想法非常前衛,並非人人都贊同,但此想法仍然促使許多創意空間的概念產生,越來越多人開始利用這樣的想法重新設計空間。   閱讀《怦然心動的人生整理魔法》或許能讓你重新思考如何改善辦公空間。   只要是從事內容編譯的人,辦公室一定堆積如山各種書、雜誌、期刊、論文、文件,今年年初我決定將它們數位化,只是最後還是白費力氣。《怦然心動的人生整理魔法》幫了我極大的忙。   意外的是,這本書並沒有鼓勵你每天空出一些時間整理,並指出若真的這樣做,只會沒完沒了,這個觀點很新奇。書中也建議,清除從未使用過且不需要的東西,並在整理時隨時提醒自己不要捨不得丟掉沒用的東西,舉例來說:看到幾年前在研討會上的一些資料,如果你下意識認為「這些資料仍有價值,我很快就會用到」,通常你腦中浮現這個想法時也就代表「你永遠不會再拿出來閱讀」,同理可證,我們不會重新翻看會議資料、展覽資訊、傳單、名片、手冊等等(即使是雜誌和報紙也請狠心地丟掉),如果不及時捨棄,那麼你的辦公室只會被塞得水洩不通。   這一點讓我左右為難,身為作家,我無法毫無顧忌地扔掉實用的文章與期刊,相信很多人也跟我一樣。我的解決方法就是:每天空出一些時間,可以利用全體開會的時間,集中大家在一個房間整理,或者利用早上喝咖啡的時間瀏覽這些資料。重要的是,使用適合自己的方式整理,不要將空間整理地太華而不實或者死板,盡量把空間打造的舒適溫馨。   除了以上所講述的建議之外,還要付出真心,尤其是臥房。書中另外提到:可以擺設家具、掛畫、擺設裝飾空間,只要你用心設計,相信之後往後你會更用心維護,不再把它當做一個朝九晚五的工作場所,要想辦法打造出讓你一踏,就能感到開心;捨不得離去的辦公室。


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網路空間如何幫你節省時間跟金錢

進階功能 • 2011.05.19

任何成功的中小型企業家都了解「時間就是金錢」的真諦。由於科技的進步使得處於異地的組織團體可以打破地理限制,進行商業交易,這句諺語在現今的世界似乎更顯得貼切。 透過網路儲存空間省錢省時三大的妙招 #1 – 檔案分享 你一定會需要與客戶及廠商接洽,但實際與他們見面既費時又花錢,因此,聰明的企業家會充分地利用網路資源,來協助他們保存並分享檔案;你可以想像這是一場真實的會議,而文件不需要透過實體運送就能讓對方收到。這是一種聰明的經營模式,不用再浪費過多時間和金錢在會議上。 # 2 – 釋放你的硬碟空間並且備份資料 將大量資料存在安全的網路空間能釋放你的硬碟容量,同時也進行資料的備份。當你的電腦損壞或者遇到其它嚴重的問題時,你可以線上存取你的網路空間,找回你遺失的資料;另外,網路空間對於快速建立低成本的數位資料庫而言也是很好的選擇,Scribd平台上可供大眾使用或付費購買的數位文件就是最好的例子。 當你遭遇技術困難時,別再浪費時間和金錢來處理,只要透過網路空間繼續你的工作,等有空時再來解決電腦問題就好了。 # 3 – 遠距工作 善用網路空間可以讓你不用隨時在桌電或筆記型電腦旁待命,只要有一台具有網路連線的電腦,你就可以隨時存取你的資料,如此一來在忙碌的工作中你就少了一件需要擔心的事情,也不用攜帶大量的資料四處奔波。 限制越少,經營事業的效率就越高;你將不再需要依賴電腦或隨身攜帶大量的文件,就能提供給客戶更好的服務與更即時的回應。 Google文件與 Dropbox:適合中小型企業家的最佳網路空間 我最近擔任一個企劃案的主管,處理一間平面設計公司和一地方性政治委員會之間的合作事項。儘管兩者相隔400英哩遠,但透過網路空間,我們做了有效率的溝通,還彼此分享了超過75個影像及文字檔案,最後當企劃完成時,我們甚至彼此仍未見過面。 簡而言之,對想要擴張客戶群的中小型企業來說,網路空間是不可或缺的;如果無法克服遠端工作會面臨的問題,那麼你的企業將沒有成長的空間。 Dropbox是各種網路空間其中評價最好的,它提供了每個帳號2GB的免費儲存空間,而付費方案也是相當的平價,可以月付不到10美元即可使用高達50GB的空間,也可以在 Windows、Mac、Linux、iPad、iPhone、Android和黑苺機系統中使用,甚至可以讓你在無網路連線的狀況下作業,可惜美中不足的是它無法追蹤你分享資料的對象會再把檔案分享給誰,因此,不建議透過Dropbox來分享高機密的資訊,如合約書或是報價單。 大家都聽過 Google,但不是每個人都知道 Google 文件,這個 Goolgle 的線上應用程式讓你可以在線上編輯並儲存文件,你只要登入 Gmail 帳號,點選視窗左上方的文件,就能存取檔案,如此一來,你就可以免費跟許多使用者分享文字檔、Excel檔或是投影片;Google 近期更推出雲端連結的服務讓Microsoft Word檔案也可以分享到網路空間,檔案分享因此變得更加的便利。


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