Es gehört zu unseren täglichen Marketing-Aufgaben E-Mail-Kampagnen zu designen und zu senden. Aber wie oft nehmen wir uns für die Maßnahmen Zeit, die wir NACH dem Senden der Kampagne ergreifen sollten, wie zum Beispiel die Listenreinigung.

Wußten Sie, dass ISPs wie Hotmail, Gmail, etc. wissen, wenn Sie an Adressen senden, die nicht mehr existieren, dass sie sich diese Information merken, und dies Ihrer Zustellbarkeit schaden kann?

Wenn wir nach dem Abschluss einiger Kampagnen keine Aktionen mit Bounces oder E-Mail-Adressen durchführen, die unsere E-Mails schon seit langem nicht mehr geöffnet haben, kann dies dazu führen, dass die großen ISPs unsere Newsletter auf Grund schlechter E-Mail-Marketing-Praktiken nicht mehr durch ihre SPAM-Filter hindurch lassen, und am Ende selbst die gültigen und aktiven Adressen keine Nachrichten mehr von uns erhalten.

Aber oft sind wir unsicher, welche Daten wir beseitigen sollen und welche nicht. Wenn wir von Listenreinigung sprechen, beziehen wir uns auf die Beseitigung von Bounces und inaktiven Adressen, die unsere Kampagnen nicht öffnen. Vielleicht wissen Sie bereits, dass es drei Kategorien von Bounces gibt:

  • Bestätigte Bounces sind Adressen, die mit Sicherheit nicht mehr existieren, da die empfangenden Server bereits bei den letzten drei Sendeversuchen bestätigt haben, dass die E-Mail nicht zugestellt werden kann.
  • Harte Bounces können nicht zugestellt werden, da die Adresse fehlerhaft ist, die Domäne nicht mehr existiert oder die Adresse gelöscht oder geändert wurde.
  • Weiche Bounces sind Adressen, die vorübergehend nicht aktiv sind und daher die Kampagne momentan nicht empfangen können. Es handelt sich also um Adressen, die eventuell noch gültig sind und die wir daher noch nicht löschen sollten. Vorübergehende Probleme können darin bestehen, dass der Posteingang überfüllt ist, der Server kurzzeitig nicht reagiert, o.Ä.

Die Ergebnisse der Listenreinigung sind oft nicht unmittelbar erkennbar, aber schon bald werden Sie am Reputations-Anzeiger im Dashboard von Benchmark erkennen, dass es sich lohnt, nur an Listen zu senden, die vorher bereinigt wurden. Die Reputation ist eine Kennzahl von 1 (sehr schlecht) bis 8 (sehr gut), die verwendet wird, um das Verhalten Ihrer Kampagnen in Bezug auf Spamfilter und die Interaktionen Ihrer Nutzer zu messen.

Genau diese Interaktion können Sie mit der Bereinigung von Listen verbessern, da Sie Ihre Kampagnen an wirklich existierende E-Mail-Adressen senden, die auch Ihre E-Mails öffnen und Links anklicken können. Wenn Sie Adressen löschen, die Ihre Kampagnen seit langer Zeit nicht geöffnet haben, werden Sie nicht nur die Interaktion mit den verbleibenden Adressen erhöhen, sondern höchstwahrscheinlich auf einen niedrigeren und damit günstigeren Plan umsteigen können.

Wenn Sie allerdings eine brandneue Datenbank benutzen, erscheinen Ihnen diese Ratschläge vielleicht unnütz, da Sie bei Benutzung des gesetzlich vorgeschriebenen Double-Opt-Ins kaum Bounces zu erwarten haben. Trotzdem ist das Leben einer E-Mail-Adresse immer kürzer und je eher Sie mit der Listenreinigung beginnen, desto besser. In diesem Post finden Sie auch einige zusätzliche Tipps für eine erfolgreiche E-Mail-Marketing-Strategy.

Wenn Ihre Datenbank jedoch nicht ganz aktuell ist oder Sie diese noch nie für E-Mail-Marketing-Aktivitäten eingesetzt haben, können sie ganz leicht Ihre Bouncerate in den Kampagnenberichten erfahren. Sie können einzelne Berichte einsehen oder mehrere miteinander vergleichen.

Wichtig: Ihre Kampagnen sollten im Durchschnitt nicht mehr als 2-3% Bounces erzielen.
Listenreinigung kann auch erforderlich sein, wenn sie Spam-Traps enthalten. Die sogenannten Spam-Fallen sind Adressen, die die ISPs benutzen, um herauszufinden, welche Marketer keinen guten E-Mail-Praktiken folgen und veraltete oder nicht auf Erlaubnis beruhende Datenbanken einsetzen. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie tote E-Mail-Adressen in Spam-Fallen umgewandelt werden.

Wie führt man bei Benchmark eine Listenreinigung durch?

Wenn Ihr CRM oder Ihre Kontaktdatenbank nicht verhindern kann, dass die “gereinigten” Kontakt erneut in eine Liste auf Benchmark geladen werden, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

    1. Öffnen Sie die Liste im Abschnitt “Kontakte”.
    2. Klicken Sie auf “Liste reinigen”.
    3. Wählen Sie “Bestätigte Bounces” und “Harte Bounces”.
    4. Klicken Sie auf den Button  “Neue Liste erstellen”.
    5. Sobald Sie diese Liste erstellt haben, müssen Sie sie öffnen und oben rechts auf die 3 Punkte für weitere Optionen klicken.
    6. Wählen Sie nun “Kontaktliste kopieren”.
    7. Entscheiden Sie sich nun für eine “Bestehende Liste”, nämlich die “Masterabmeldungstliste”.

Auf diese Weise verhindern Sie, dass das System Kampagnen an die untauglich gewordenen Kontakte sendet, auch wenn diese wieder in eine Liste geladen werden sollten. Bedenken Sie allerdings, dass Sie diese Aktion nicht rückgängig machen können.

  • Wenn Ihre Systeme allerdings verhindern können, dass gelöschte Bounces erneut in Benchmark importiert werden, reicht es aus, wenn Sie die Schritte 1.1. bis 1.3. durchführen und dann auf den Button “Aus Liste entfernen” klicken. Auch diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Wenn Sie für Ihre Kampagnen eine Vielzahl verschiedener Listen auswählen und nicht nachvollziehen können, aus welcher die Bounces einer konkreten Kampagne stammen, bzw. es zu langwierig wäre, jede einzelne davon zu reinigen, können Sie auch folgendermaßen vorgehen:
    1. Gehen Sie zu “Berichten” und öffnen Sie den entsprechenden Kampagnenbericht.
    2. Klicken Sie auf “Bounces”.
    3. Wählen Sie “Harte Bounces” unter den Bouncetypen weiter rechts.
    4. Klicken Sie auf die drei Punkte für weitere Optionen und dann “Datei exportieren”.
    5. Nachdem Sie die Datei exportiert haben, laden Sie sie erneut in Ihre “Masterabmeldungliste”.
  • Im Falle von Spam-Traps, fahren Sie genauso fort wie in den vorherigen Beispielen und entfernen Sie außer den Bounces auch alle Adressen, die Ihre letzten 30 Kampagnen nicht geöffnet haben. Die Spam-Fallen sollten sich in dieser Gruppe befinden, denn hinter Ihnen verstecken sich an sich gültige Adressen, die aber von niemandem geöffnet werden.

Das sind die 4 Möglichkeiten, die wir Ihnen bei Benchmark vorschlagen, um Ihre Listen sauber und Ihre Reputation so gut wie möglich zu halten.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche der 4 Arten der Listenreinigung die richtige für Sie ist, oder wenn Sie Auffälligkeiten in der Entwicklung Ihrer Bounces, wie z.B. eine schnelles Wachstum derselben oder die überdurchschnittliche Vorkommnis einer konkreten Domain, etc, bemerken, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, BEVOR Sie die Liste reinigen.

Wir würden gerne von Ihnen erfahren, wie sich die Listenreinigung auf Ihr E-Mail-Marketing ausgewirkt hat. Bitte teilen Sie Ihre Eindrücke mit uns.

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