Publicación de series: Proyecto Lean

La Cultura Lean: Más Allá De Las Fronteras

La Cultura Lean: Más Allá De Las Fronteras

Proyecto Lean • 27 de junio de 2017

Cuando me invitaron a ser parte del escuadrón Lean de Benchmark me emocioné muchísimo, este proyecto Lean, fue algo que desde sus inicios me pareció muy adhoc a nuestro entorno laboral debido a la gran utilización de herramientas digitales, y el sin número de tareas que se pueden simplificar, siendo Lean. Simplemente me encantó la idea de ser Lean, no solo en el trabajo, sino también en mi modus vivendi, incluso utilizando la palabra Lean como adjetivo calificando a casi todas mis actividades, ¿parece exagerado?, pues imagínense lo emotiva que fue la invitación para liderar la reunión Lean de Latinoamérica y Europa. El equipo: Mi súper equipo Lean consta de 15 personas, procedentes de diferentes lugares y culturas y tan solo con un par de afinidades: todos hablamos español y todos somos benchmarkers. La reunión - Primeros días ¡No puede ser me toca el Lean! Leíamos todos los días el diario de los estoicos, un bello libro que compendia las frases más célebres de Epicteto, Marco Aurelio, entre otros, también compartíamos nuestras mejoras Lean de 2”, es decir, ser Lean quiere decir, mejora diaria y continua, y era necesario escribir y compartir una mejora cada día, posteriormente veíamos un vídeo o parte de él. Los viernes era día de “Core Value” se comentaba y reflexionaba sobre uno de los valores de la empresa y bueno, todo parecía miel sobre hojuelas, sin embargo, la realidad discrepaba un poco. Nuestra reunión se realiza por medio de una llamada, y no de forma presencial, esto nos limita bastante, ya que no nos permite ver las reacciones de las personas detrás de la pantalla y para ser honesta no sabía con exactitud quien prestaba o no la atención necesaria, y por ende carecíamos de participación e interacción. El Reto: Hacer que el equipo se interesara y obtener interacción era la meta, y debo decir que no puedo cantar victoria, esto es y seguirá siendo un proceso, pero hemos implementado una serie de nuevas ideas para tornar nuestra reunión más interactiva, y digo hemos porque afortunadamente no he estado sola, Frieder (Manager de Alemania) y Raquel (Manager Regional de Europa) me han apoyado en cada paso y ha sido una ardua labor de equipo. Una de las primeras inserciones fue dejar de traducir el diario de los estoicos y buscar un nuevo libro para leer en español, segundo, seguimos tomando en cuenta los vídeos sugeridos por el escuadrón Lean, pero comenzamos a buscar los nuestros en nuestro idioma y afines a nuestros intereses. Empecemos a compartir nuestras pantallas, esta fue otra sugerencia importante para mejorar nuestra reunión. Siguiente cambio; comenzamos a conocernos, y esto ha sido una de las mejores experiencias en la reunión Lean a mi punto de vista. Se me ocurrió atiborrar un envase con papelitos de colores, donde estaban escritos nuestros nombres y una actividad para el día siguiente, he aquí algunos ejemplos de lo que hemos vivido en nuestras reuniones. [caption id=\"attachment_5531\" align=\"aligncenter\" width=\"879\"] Karen de Colombia, nos platicó sobre Valledupar, su lugar de origen, fue interesante saber que es el único lugar donde en vez de buscar a la reina de la fiesta, buscan al rey.[/caption] [caption id=\"attachment_5532\" align=\"alignnone\" width=\"1600\"] He aquí Eduardo Ramos nuestro ejecutivo de soporte, increíble las acrobacias que sabe hacer en motocicleta, debo decir que todos nos quedamos sumamente sorprendidos.[/caption] [caption id=\"attachment_5533\" align=\"aligncenter\" width=\"749\"] Fernanda Brito de México nos contó sobre su familia y su travesía entre Guanajuato y la Ciudad de México.[/caption] Resultado: Creo fervientemente que ahora somos algo más que compañeros de trabajo, y como dije antes, es un proceso, que incluso no espero que en algún momento termine y logremos el tan anhelado éxito, pero sí que continuemos renovándonos diariamente, y, que al final el equipo logre disfrutar de los 19 minutos de la reunión y adoptar ser Lean, y porque no, en el camino convertirnos en amigos a pesar de la distancia y aquellas diferencias, que al final lo único que hacen es enriquecer nuestra bella empresa: Benchmark.


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La reunión LEAN diaria

La reunión LEAN diaria

Proyecto Lean • 6 de junio de 2017

Cuando decidimos realmente comprometernos a ser LEAN en Benchmark, sabíamos que tendríamos un desafío adicional, ya que nuestro equipo está repartido por todo el mundo. ¿Podríamos enseñar de forma realista el concepto LEAN a nuestro equipo de más de 140 Benchmarkers que operan en 9 idiomas en 8 zonas horarias? O más importante aún, ¿podríamos construir una cultura LEAN que llegara a permear en el cómo tomamos decisiones y cómo trabajamos todos los días? Bueno, estas fueron algunas de las preguntas importantes que nuestro equipo de liderazgo tuvo que responder. Una vez que tuvimos reunido a nuestro escuadrón LEAN, teníamos que aterrizar cómo le íbamos a hacer para que LEAN también fuera parte de nuestra vida cotidiana. Necesitábamos llevar a casa el mensaje de mejora continua. Aunque anteriormente, ya habíamos tenido pequeños acercamientos diarios y reuniones semanales de nivel 10 para nuestros diversos equipos, no habíamos fijado una reunión permanente a la cual todos los miembros de la compañía debieran asistir todos los días. ¿Realmente sería posible comprometerse a cumplir con una junta diaria de trabajo en cada una de nuestras oficinas en el mundo? ¿Podemos permitirnos la pérdida de tiempo? La respuesta fue, ¡absolutamente! De hecho, no podíamos darnos el lujo de NO cumplir, especialmente si queríamos tener una verdadera transformación LEAN. Vimos esto como una inversión en nuestro equipo y de la misma forma esperamos que éste así lo percibiera. En especial, estaba específicamente preocupada por nuestros desarrolladores. Tienden a ser muy inteligentes, basados en hechos, de pensamiento blanco o negro y, la verdad, no muy sensibles. Podía imaginarlos perfectamente diciendo: “¿por qué estamos perdiendo el tiempo en esto? ¡Tengo mucho código por hacer!” Decidimos que nos reuniríamos todos los días durante 19 minutos, por lo que nombramos a nuestra reunión: “LEAN 19”. De igual forma, se les pidió a cada una de las otras 6 regiones que  eligieran un horario con el que pudieran comprometerse a diario. En nuestro caso, en la sede en Los Alamitos, elegimos 9:41 AM. Era un horario extraño, sin embargo, de esta manera la gente lo recordaba. Además, tenemos un recordatorio automático que se publica a las 9:39 y, posteriormente \"sonamos la campana\" a las 9:40, hora en la cual, la mayoría del equipo ya va en camino a la sala de conferencias, por lo que todos están sentados a las 9:41. [caption id=\"attachment_5270\" align=\"aligncenter\" width=\"768\"] Nuestra campana LEAN 19[/caption] Durante los primeros meses, nuestras reuniones consistieron en aprender los principios LEAN, hablar de las mejoras que podemos realizar en tan solo dos segundos y de revisar nuestros valores fundamentales, todo esto seguido por un testimonio inspirador de Ted Talk. Siendo honestos, al principio fue un poco difícil conseguir que todos estuvieran a bordo, es más, me atrevería a decir que incluso, creo que algunos miembros del equipo pensaron que estábamos locos. Como mencioné anteriormente, estaba preocupada especialmente por nuestros desarrolladores, pues tienden a ser muy inteligentes,  basados en hechos, de pensamiento blanco o negro y, la verdad, no muy sensibles. Podía imaginarlos perfectamente diciendo: “¿por qué estamos perdiendo el tiempo en esto? ¡Tengo mucho código por hacer!” Sin embargo, me di cuenta que estaba muy equivocada. No solo se sumaron al proyecto, les encantó la idea. De hecho, parecían adoptar la cultura LEAN más rápido que nadie. Nuestra primera reunión LEAN 19 fue el 18 de julio de 2016. Desde entonces, hemos tenido una reunión casi todos los días y éstas mejoran cada vez más conforme pasa el tiempo.


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Camino hacia el LEAN: Hagámoslo en el baño

Camino hacia el LEAN: Hagámoslo en el baño

Proyecto Lean • 16 de mayo de 2017

Cuando introduje la cultura LEAN por primera vez al equipo de Benchmark, me sentí un poco incómodo con un comentario de Paul Akers, autor de 2 Second LEAN, pues afirma que \"todo comienza en el baño\". Él sostiene que no hay mejor lugar para comenzar a construir y mantener una cultura de mejora continua que en el baño. Al final, todo el mundo lo utiliza, por lo que es un lugar perfecto para aplicar las 3 “s”: sweep (barrer), sort (ordenar) y standardize (estandarizar). Sweep (barrer) - Un ambiente limpio mejora la moral y, de hecho facilita la identificación del deterioro del equipo y/o mal funcionamiento. Sort (ordenar) - Ordena todo y elimina lo que no es necesario para el trabajo en cuestión. Es importante deshacerse de todo el desorden y basura. Standardize (estandarizar) - Esto implica la construcción de un consenso en el lugar de trabajo para la implementación de mejores prácticas para que todo el mundo entienda lo que se debe esperar y en consecuencia, lo que se espera de ellos. Si soy honesta, no estaba segura de cómo reaccionaría el equipo al ser “invitados” a limpiar el baño. La verdad es que tenemos un servicio de limpieza fabuloso por lo que, ciertamente, no estaba ahorrar dinero y cambiar de servicio. El verdadero objetivo era conseguir que todos comenzaran a pensar de forma LEAN. Así que, de manera un poco aprehensiva compartí esta idea de las 3 “s” con el equipo en nuestra reunión de LEAN diaria y realmente me sorprendí por la recepción tan positiva. ¡Todo el mundo estaba a favor! Mi consejo para la gente que quiere crear una cultura LEAN es comenzar en el baño y avanzar lentamente a partir de allí. ¡Adelante, háganlo en el baño! - Paul Akers Decidimos dividir todas nuestra sedes a nivel global en siete regiones principales: baño de hombres y mujeres, cocina, vestíbulo, sala de conferencias principal y sala de suministros. Hicimos un enorme día dedicado a las 3 “s” donde todo el mundo estaba asignado a una de las zonas y así, todos nos pusimos a trabajar para que todo quedara impecable. De hecho, fue muy divertido. Hicimos una mesa roja con etiquetas para todas las cosas que habían estado abandonadas por años. De esta manera, Invitamos a la gente a tomar cualquier cosa que estuviera sobre la mesa y lo que quedara sería donado, reciclado o iría a la basura. De este modo, nos deshicimos de enormes cargas de basura que estaban disminuyendo nuestra productividad. [caption id=\"attachment_5064\" align=\"aligncenter\" width=\"768\"] Tal y como Paul recomendó, pasamos a través de cada área (incluyendo los baños) y aplicamos las 3 “s”.[/caption] Absolutamente todos, incluyendo a nuestro director ejecutivo, Curt Keller, toman un turno para mantener limpia un área diferente durante la semana. Anunciamos las asignaciones semanales de las 3 “s” en nuestra reunión de LEAN diaria y en Slack. Al final, todos nos rotamos y, gracias a nuestros procedimientos visuales estandarizados, todos sabemos exactamente lo que hay que hacer. [caption id=\"attachment_5070\" align=\"aligncenter\" width=\"768\"] Ahora nuestros baños están impecables todo el tiempo ... y nuestro servicio de limpieza nos ama, ¡ya que hemos hecho su trabajo más fácil![/caption] Construir una cultura LEAN requiere estandarizar y simplificar todo. Al comenzar con el baño, estarás adoptando uno de los principales principios de LEAN, que es el respeto a la gente. Dejar el baño más limpio que como lo encuentras es un signo muy básico de respeto y cortesía para los demás. De esta manera, el asiento del inodoro siempre está abajo y no hay cosas raras con las cuales lidiar.   Me encantaría escuchar lo que han hecho en sus oficinas para ayudar a construir una cultura LEAN. Por favor, ¡compartan sus comentarios!


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Formando un equipo para la cultura LEAN en Benchmark

Formando un equipo para la cultura LEAN en Benchmark

Proyecto Lean • 9 de enero de 2017

En junio, un grupo de colaboradores de Benchmark se incorporaron a un nuevo canal en Slack y fueron recibidos con el siguiente mensaje de la COO Denise Keller: Bienvenidos al escuadrón LEAN de BENCHMARK Todos han sido invitados individualmente a unirse a este nuevo grupo para lanzar la cultura LEAN en Benchmark. LEAN es una forma emocionante de ver todo lo que hacemos con dos objetivos claros en mente: 1) reducir los desperdicios y 2) hacer mejoras continuas. Empezarán por ver un video excepcional que explica el concepto. También estaré compartiendo un PDF del libro sobre Lean. El objetivo del nuevo escuadrón es conseguir que los 140 miembros de nuestro equipo se ajusten al diario vivir con la idea LEAN en mente. El éxito del proyecto dependerá del entusiasmo de todo el mundo. Una de mis frases favoritas del video es: \"¡el genio está en los empleados!\" Esa es la belleza; que TODOS pueden contribuir y marcar la diferencia. Con esto, todos comenzamos nuestra doctrina Lean y explicamos el concepto LEAN de Paul Akers. Tuvimos la oportunidad de verlo hablar sobre los ideales y más adelante leímos su libro. Era hora de nuestra primera reunión del escuadrón LEAN. Asistieron distintos empleados de cada oficina y región en todo el mundo, quienes estábamos encargados de implementar un cambio cultural en nuestra empresa a escala global. Cada uno de nosotros habló e hizo sugerencias sobre lo que tenía que suceder para que LEAN pudiera lanzarse con éxito en Benchmark. Acordamos elegir un día completo para poder ofrecer tres horarios con la finalidad de cubrir todas las zonas horarias ya que sería una reunión obligatoria. En esta reunión, todos observaron el discurso de Paul Aker acerca de LEAN. Así mismo, vimos la presentación que contenía lo que queríamos que \"LEAN\" significara para nosotros en Benchmark. Con esto, las semillas de LEAN fueron plantadas para siempre en Benchmark. Sabemos que tomará un poco de tiempo regar el jardín LEAN para que siga creciendo, sin embargo ya tuvimos nuestro comienzo. Me emociona la idea de contarles en un futuro cómo es que este nuevo viaje se desarrollará y crecerá. Claro, todo desde la perspectiva de un miembro del escuadrón que compró la idea completa desde el principio. ¡Estén pendientes!


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Hazlo Lean o vete a casa

Hazlo Lean o vete a casa

Proyecto Lean • 11 de agosto de 2016

Hace unos cuatro meses, estaba realizando mis ejercicios matutinos en la máquina del gimnasio. Una práctica que no me gusta para nada. A diferencia de mi esposo Curt, a quien considero atlético, en forma y competitivo, yo debo decir que no cumplo esas cualidades y que veo el ejercicio como un mal necesario (Solo espero estar en forma algún día para poder celebrar mi 90 cumpleaños, tal y como lo hemos hecho con mi padre). [caption id=\"\" align=\"alignnone\" width=\"1199\"] Nuestra familia viajó desde diferentes lugares para celebrar el 90 cumpleaños de mi padre Frank.[/caption] La única forma de sobrellevar los 45 minutos de agonía en el gimnasio, ha sido encontrar una forma de divertirme. Esto lo hago viendo videos acerca de negocios y desarrollo personal, mientras llego al nivel 5 de la cinta de correr. Esa mañana de hace ahora cuatro meses, me encontraba viendo un video del Growth Institute de Paul Akers, llamado Dos segundos Lean. Debo decir que me impactó la forma en la que hablaba acerca de la simplicidad del proyecto. El proyecto Lean, iniciado por Toyota, habla acerca de la eliminación del desperdicio y el enfoque en la mejora continua. Dos segundos Lean, es un concepto aún más simple. Tan solo requiere que cada persona del grupo realice una mejora de dos segundos cada día, tal y como afirma Paul. Solo darme una mejora de dos segundos al día. Eso es todo lo que pido, una mejora de dos segundos. No existe una persona sobre la faz de la tierra que no pueda mejorar algo por dos segundos. De camino a casa, le dije a Curt que acababa de ver el video más impresionante que jamás había visto y que él debía verlo también. Después de tanta insistencia, aceptó verlo conmigo en la hora del almuerzo. Curt fue cautivado de inmediato y, deben creerme, él no es del tipo de personas que se dejan impresionar fácilmente. Nuestro siguiente paso fue compartir el video en nuestra reunión semanal de líderes. El equipo al ver el vídeo también quedó encantado por las palabras de Paul y creyeron que Benchmark podría beneficiarse con la implementación del proyecto Lean. Sin embargo, aún teníamos que presentar la propuesta a nuestro grupo de líderes internacionales. Teníamos que asegurarnos que el concepto Lean funcionaría a través de nueve idiomas, nueve oficinas y diversas culturas. Compartimos el video de dos segundos Lean en nuestra junta semestral internacional realizada en las oficinas de Los Alamitos, y tuvimos una abrumadora cantidad de respuestas positivas de nuestros líderes internacionales. [embed]https://youtu.be/hlYvmkYvA8A[/embed] Leí el libro de dos segundos Lean, y también lo compartí con el grupo de líderes. Cuanto más hablábamos del tema, más seguros estábamos de poner en marcha el proyecto Lean para Benchmark. Este blog es el primero de una nueva serie que narrará el proceso Lean. Compartiré las victorias y los retos. Con este proyecto, tenemos la intención de ayudar a las organizaciones que se encuentren interesadas en implementar el proyecto Lean, sin importar si son empresas de softwares como nosotros, o sin fines lucrativos, o incluso emprendedores. Una vez un amigo comentó un dicho personal, dijo: “hazlo en grande o vete a casa” ¡creo que ha llegado el momento de un nuevo lema!  


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